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Fournisseurs et gestion de la chaîne d’approvisionnement

Les Hôpitaux Shriners pour enfants s’engagent à fournir les meilleurs soins aux patients. Nous sommes conscients que nos fournisseurs sont indispensables pour ce faire. Les informations contenues dans ce site Web aideront tous les fournisseurs qui cherchent à faire affaire avec les Hôpitaux Shriners pour enfants :
  • Comprendre le processus pour devenir qualifié pour faire affaire avec les Hôpitaux Shriners pour enfants
  • Comprendre les critères d’achat des produits et services des Hôpitaux Shriners pour enfants
  • Comprendre ce que les fournisseurs peuvent s’attendre à recevoir des Hôpitaux Shriners pour enfants

Directives pour les fournisseurs et leurs représentants

Vous et nos fournisseurs et faites partie intégrante de notre activité et de notre succès dans l’accomplissement de notre mission. Nous apprécions les ressources offertes par nos fournisseurs.

Afin d’assurer une relation d’affaires mutuellement fructueuse, des lignes directrices ont été établies pour les fournisseurs et leurs représentants qui visitent et veulent faire affaire avec les Hôpitaux Shriners pour enfants. Lorsque vous examinez ces directives et interagissez dans nos installations, si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires, veuillez contacter le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise des Hôpitaux Shriners pour enfants ou le bureau de la conformité de l’entreprise à l’adresse suivante : hdq-supplychain@shrinenet.org ou hdq-compliance@shrinenet.org.

Points de contact

Les activités d’approvisionnement des Hôpitaux Shriners pour enfants se font par le biais d’un système d’achat centralisé. Votre principal point de contact lorsque vous travaillez dans nos installations sera le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.

Emplacement et heures d’ouverture

Le département de gestion de la chaîne d’approvisionnement est situé au siège de Shiners International, 2900 Rocky Point Drive, Tampa, FL 33607. Le service des achats est ouvert de 7 h à 18 h, du lundi au vendredi.

Certification des fournisseurs

La politique des Hôpitaux Shriners pour enfants est de s’assurer que tous les fournisseurs et représentants commerciaux avec lesquels nous faisons affaire sont inscrits au programme de certification des fournisseurs. Les Hôpitaux Shriners pour enfants utilisent Vendormate, Inc. comme fournisseur de services d’accréditation.

L’inscription sera examinée et approuvée avant l’émission des bons de commande et le paiement des factures. Tous les fournisseurs font l’objet d’une vérification dans les bases de données d’exclusion de l’OIG et du GAS, ainsi que d’autres vérifications en fonction du type de produit ou de service fourni et de l’emplacement de l’établissement des Hôpitaux Shriners pour enfants.

Au cours du processus de certification, vous recevrez une copie de la politique du programme de gestion des fournisseurs établie par Hôpitaux Shriners pour enfants et de notre code de déontologie à suivre lors de la conduite des affaires avec les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Les Hôpitaux Shriners pour enfants exigent une inscription auprès de Vendormate, Inc. avant que les représentants ne soient autorisés à venir sur place pour mener des activités.

Normalisation des produits

Les décisions relatives aux produits et aux équipements sont évaluées par le comité EVAC et comprennent une analyse financière et les résultats des essais réels des produits.

Visites et identification des fournisseurs

Les représentants des fournisseurs sont tenus de prendre des rendez-vous, y compris des visites chez les médecins. Les « appels à froid » ne sont pas autorisés. Tous les fournisseurs doivent s’enregistrer aux kiosques des fournisseurs et recevoir un badge avec photo, qu’ils doivent porter en permanence pendant leur visite de nos installations.

Confidentialité des patients

La protection des informations confidentielles de nos patients est de la plus haute importance pour les Hôpitaux Shriners pour enfants. L’accès aux zones où sont dispensés les soins aux patients est restreint.

Bons de commande

Un bon de commande approuvé doit être obtenu avant de fournir des produits pharmaceutiques, des équipements, des fournitures et/ou des services, y compris des réparations. Vous ne devez pas accepter une commande sans un numéro de commande fourni par le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Cette exigence inclut les échantillons et les produits d’évaluation.

Articles d’évaluation et de prêt

Tous les équipements et produits à évaluer et à prêter aux Hôpitaux Shriners pour enfants doivent faire l’objet d’un bon de commande attribué par le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Les Hôpitaux Shriners pour enfants ne seront pas responsables de tout équipement ou produit apporté dans l’établissement sans l’autorisation appropriée et le numéro de bon de commande.

Échantillons de médicaments

Afin de garantir un contrôle, une qualité, un entreposage et des dossiers de distribution appropriés, tous les médicaments de l’établissement sont sous le contrôle du département de pharmacie. Les échantillons de médicaments au sein de l’établissement ne sont pas exemptés de cette exigence. Tous les échantillons de médicaments distribués aux patients pour une utilisation à domicile seront étiquetés conformément aux lois étatiques et fédérales en vigueur. Les échantillons de substances contrôlées sont interdits par la loi.

Directives pour les fournisseurs (suite)

Affiches des fournisseurs

Aucun étalage ne sera autorisé dans les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Présentations des fournisseurs

Il peut être demandé aux fournisseurs de participer à des présentations éducatives de produits approuvées par le comité EVAC et avec l’approbation écrite préalable du département de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise ou de conformité de l’entreprise.

Séminaires et formation continue

Tous les programmes doivent être coordonnés avec le département des ressources humaines et avec le département de la pharmacie, si des informations sur les médicaments sont incluses. Les séminaires et la formation continue comprennent les programmes destinés au personnel médical et organisés par celui-ci.

Livraisons

Tous les équipements et produits doivent être livrés au service de réception situé à l’adresse d’expédition figurant sur le bon de commande, à moins que le bon de commande ne précise d’autres modalités d’expédition.

Un bordereau d’expédition doit accompagner les envois et doit mentionner le numéro du bon de commande pour garantir l’acceptation. Les livraisons qui nécessitent une manutention spéciale sont effectuées sur rendez-vous uniquement. Toutes les livraisons doivent être expédiées à destination franco bord (FAB), sauf négociation contraire.

Inspection des articles et équipements électriques

L’ingénierie biomédicale sera chargée d’inspecter tous les articles électriques et tous les équipements médicaux pour vérifier leur conformité aux réglementations en vigueur et pour s’assurer de leur utilisation en toute sécurité avant de les transmettre au service demandeur.

Factures

Les factures qui ne reflètent pas ou ne font pas référence à un numéro de commande approuvé ne seront pas honorées et seront retournées au fournisseur. Les conditions de paiement standard des Hôpitaux Shriners pour enfants sont net 30, sauf négociation contraire. Il est de notre habitude de remettre les factures rapidement afin de bénéficier d’éventuels rabais

Offres et devis

Tous les appels d’offres et les devis sont lancés par le service de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Le processus de demande de proposition comprendra des conditions générales appropriées pour le produit. Toute question concernant une offre ou un devis doit être adressée au représentant de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise dont le nom figure sur la demande. Un contact direct avec le département à l’origine de la demande peut être un motif de disqualification. Toutes les soumissions d’offres et de devis resteront confidentielles.

Personnes-ressources

Tous les contrats de fournitures, de services et d’équipements seront examinés par le département de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Tous les contrats doivent être signés par le vice-président exécutif ou par les personnes autorisées. Les Hôpitaux Shriners pour enfants ne reconnaîtront aucune responsabilité pour le paiement de tout accord contractuel sans l’autorisation appropriée.

Application de la loi

Les Hôpitaux Shriners pour enfants s’engagent à respecter le code d’éthique et les politiques publiés. La violation du code d’éthique ou des politiques établies pour les fournisseurs ou leurs représentants pourrait entraîner l’interdiction du personnel ou des produits dans les installations des Hôpitaux Shriners pour enfants et l’annulation des accords existants.

Inscription des fournisseurs

Le programme d’accréditation des fournisseurs des Hôpitaux Shriners pour enfants est conçu pour rationaliser la collecte et la gestion d’informations clés concernant le statut réglementaire et de conformité, ainsi que des informations sur les opérations commerciales pour fournir à nos précieux fournisseurs des informations sur les politiques et processus d’approvisionnement pour faire des affaires avec les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Tous les fournisseurs désireux de faire affaire avec les Hôpitaux Shriners pour enfants doivent participer à un processus de certification des fournisseurs. Les Hôpitaux Shriners pour enfants utilisent Vendormate, inc. comme fournisseur de services d’accréditation. L’entreprise et chaque représentant d’entreprise devront donner leurs coordonnées et téléverser des documents exigés pour devenir « fournisseur » enregistré ou « représentant de fournisseur » enregistré.

Le processus d’inscription a deux stades.

Le stade I qui sert à l’inscription du fournisseur en tant qu’entreprise concerne les étapes suivantes :

  1. Fournir des renseignements d’identification de l’entreprise
    1. Nom commercial légal
    2. Type d’entreprise
    3. Numéro d’identification fédérale aux fins de l’impôt
  2. Fournir des renseignements commerciaux de base
    1. Adresse et téléphone de l’entreprise
    2. Catégorie de produits à vendre (identifiés d’après leur code UNSPSC)
    3. Estimation du montant des affaires réalisées avec les Hôpitaux Shriners pour enfants au cours des 12 derniers mois
    4. Renseignements sur le ou les représentants
  3. Le fournisseur et son représentant reconnaissent et acceptent de se conformer aux politiques et procédures des Hôpitaux Shriners pour enfants
  4. Paiement des frais d’inscription annuels « par entreprise » à Vendormate, inc.
  5. Confirmation d’inscription par courriel

Le stade II permet l’enregistrement de chaque représentant commercial et/ou d’autres membres du personnel susceptibles de visiter les Hôpitaux Shriners pour enfants à des fins professionnelles. En fonction de l’étendue des produits et services commercialisés auprès des Hôpitaux Shriners pour enfants, un représentant des fournisseurs sera classé dans l’une des trois catégories en fonction de ses offres de produits, de son accès aux zones de soins aux patients et d’autres critères de qualification. Chaque catégorie a des exigences de certification particulières.

Ces exigences sont conformes aux normes établies par la loi Health Insurance Portability & Accountability Act of 1996 (HIPPA), la Association of Peri-Operative Registered Nurses (AORN), Standards for the Healthcare Industry Representatives in Operating Rooms et The Joint Commission.

Vendormate Credentialing

Consultez le site Web Vendormate Credentialing pour obtenir des informations supplémentaires concernant notre programme d’enregistrement et/ou recevoir une assistance technique. Vous pouvez également contacter leur équipe d’assistance à la clientèle au 404 949-1300.

Inscription à Vendormate

Êtes-vous prêt à commencer le processus d’inscription ou êtes-vous déjà inscrit? Rendez-vous sur le portail d’inscription Vendormate.

Avant de visiter les Hôpitaux Shriners pour enfants

Avant de se rendre dans un Hôpital Shriners pour enfants à des fins commerciales, les représentants des fournisseurs s’inscriront sur Vendormate et s’assureront que tous les enregistrements, formations et documents sont à jour. Suivez ces instructions pour demander un rendez-vous par le biais du Vendormate Credential Manager.

Nouveaux fournisseurs, nouveaux produits

Les Hôpitaux Shriners pour enfants et ses employés s’efforcent constamment de maintenir un équilibre adéquat entre la prestation de soins rentables aux patients et l’utilisation de technologies médicales nouvelles et émergentes dans le domaine des soins de santé. Le comité d’analyse de la valeur des Hôpitaux Shriners pour enfants a contribué à l’effort d’amélioration des soins aux patients et de contrôle des coûts des produits en mettant l’accent sur l’achat et l’utilisation de produits rentables et de haute qualité grâce à un processus approfondi de détermination de l’efficacité clinique, de l’évaluation des produits et de l’impact financier pour les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Introduction et évaluation de nouveaux produits

Tous les nouveaux produits doivent passer par le processus d’analyse de la valeur pour l’analyse des contrats et des prix avant de faire l’objet de discussions avec les utilisateurs finaux ou d’introduire le produit auprès des Hôpitaux Shriners pour enfants. Les produits ne pourront être évalués que si l’analyse montre une réduction du prix de revient global, une amélioration de l’état de santé des patients ou une utilisation plus efficace. Ceci est une nouvelle politique et ce sera dorénavant la seule méthode d’approbation des produits dans nos installations.

Les produits et l’équipement sont examinés minutieusement sous plusieurs angles, y compris, sans s’y limiter :

  • Sécurité des patients
  • Qualité
  • Améliorations des soins aux patients
  • Prix/coût
  • Rapport entre valeur intrinsèque et coût
  • Stabilité générale de l’entreprise du fabricant
  • Capacité du fabricant à offrir du soutien pour le produit et à fournir tout le perfectionnement nécessaire à toutes les équipes de travail au besoin
  • Historique et références du produit provenant d’autres établissements de santé
  • Répercussions financières

Si un produit doit être évalué, le représentant du fournisseur sera avisé et une quantité suffisante du produit devra être fournie aux fins de l’évaluation.

Critères de sélection des fournisseurs

Les Hôpitaux Shriners pour enfants s’engagent à sélectionner les fournisseurs de manière juste et équitable. Les fournisseurs sont évalués selon les critères suivants :

  • La qualité des biens ou des services fournis
  • Les prix
  • La disponibilité des produits
  • Les méthodes de livraison
  • La capacité à prendre part aux opportunités de commerce électronique
  • Les services d’assistance après l’acquisition
  • L’adhésion aux politiques des Hôpitaux Shriners pour enfants

Ce à quoi les fournisseurs peuvent s’attendre de Hôpitaux Shriners pour enfants :

  • Renseignements : Nous fournirons au fournisseur autant d’informations que possible sur le fonctionnement du processus d’achat des Hôpitaux Shriners pour enfants, ainsi que sur les exigences spécifiques d’un projet donné.
  • Accès : Nous ferons tout notre possible pour mettre le fournisseur en contact avec le service ou l’hôpital concerné par le produit ou le service.
  • Traitement équitable : Nos processus sont mis en place pour garantir un traitement égal et équitable à tous les fournisseurs afin que chacun puisse participer pleinement au processus d’achat et de contrat.
  • Retour d’information : Nous fournirons une rétroaction concernant les performances et d’autres questions commerciales.

Il convient de noter que les Hôpitaux Shriners pour enfants ont établi certaines politiques en ce qui concerne le processus d’achat. Ce sont des directives concernant les affaires de routine pour tous les fournisseurs, sans tenir compte de catégories ethniques ou de genre. Veuillez consulter la section « Directives pour les fournisseurs et les représentants des fournisseurs » ci-dessus pour plus d’informations sur les politiques et procédures d’achat.

Autorisation d’achat : Les Hôpitaux Shriners pour enfants ne seront pas responsables du paiement de biens ou de services obtenus sans une commande dûment autorisée. Le personnel des hôpitaux n’est pas autorisé à commander des produits ni des services, à moins de fournir un numéro de commande provenant du département de gestion de la chaîne d’approvisionnement du siège social. Les articles apportés aux Hôpitaux Shriners pour enfants et facturés sans autorisation appropriée seront considérés comme des cadeaux.

Substitution de marchandises : La politique des Hôpitaux Shriners pour enfants consiste à déterminer quand accepter les substitutions de tout produit. Les substitutions doivent être autorisées par le département de la chaîne d’approvisionnement du siège social avant l’expédition.

Comment contacter le département de la chaîne d’approvisionnement : Veuillez nous envoyer un courriel.

Nous comprenons les besoins médicaux uniques des enfants

Nous proposons des traitements vitaux et novateurs de la naissance jusqu’à l’âge de 18 ans. Ici, les enfants ont la possibilité d’être évalués et traités par des médecins reconnus comme étant les meilleurs par leurs pairs.