Outils Epic Care

• Informez le médecin de liaison désigné que vous souhaitez vous inscrire à Epic Care Link.
• Identifiez un administrateur de site et demandez un nouveau compte.
  • Visitez le : epiccarelink.shrinerschildrens.org et cliquez sur Request New Account (Demander un nouveau compte).
  • Une fois la demande de compte d’une installation soumise, l’administrateur de site doit ensuite demander un compte.
• Après avoir soumis une demande, l’administrateur de site recevra un courriel pour confirmer l’adresse courriel.
  • L’administrateur de site devra cliquer rapidement sur le lien dans le courriel, car il a une date d’expiration.
• Il recevra ensuite un courriel de confirmation avec un numéro de référence et un nom d’utilisateur, à utiliser lors de la première connexion au portail.
  • Il est important de conserver ce courriel avec le numéro de référence pour ses archives.

Lorsque l’administrateur du site sera connecté à son compte Epic Care Link, nous lui recommandons de suivre les étapes ci-dessous pour soumettre toutes les demandes de compte à partir du sien et ainsi permettre un traitement plus rapide :

• Créez un compte Clinical Staff (Personnel clinique) pour permettre au personnel d’avoir un accès complet aux dossiers des patients.
• Remplissez tous les champs obligatoires et autres informations (si disponibles).
  • Si l’utilisateur est un administrateur de site, cochez la case indiquant Make This User a Site Administrator (Faire de cet utilisateur un administrateur de site).
• Les administrateurs de site sont responsables de la création des mots de passe initiaux, de la réinitialisation des mots de passe et du déverrouillage des comptes utilisateurs. Deux fois par an, les administrateurs de site seront chargés d’effectuer une vérification sur leurs comptes actifs.
  • Rappel : L’option non clinique ne donne qu’un accès limité. Choisissez toujours Clinical Staff (Personnel clinique) pour un accès complet.
  • Les administrateurs de site sont responsables de la définition des mots de passe initiaux de leurs utilisateurs une fois leurs comptes créés. Pour ce faire, ils doivent cliquer sur l’icône de clé bleue dans l’onglet My Groups (Mes groupes) dans la section Admin (Administrateur).

Une fois le compte créé, les administrateurs de site doivent ajouter leurs médecins dans le lien Epic Care avant de soumettre des références. Après s’être connectés, ils peuvent suivre ces étapes pour téléverser des médecins :

• Cliquez sur l’onglet Admin (Administrateur) > Cliquez sur Request Accounts (Demande de comptes) > Sélectionnez Provider (Fournisseur) (médecin, assistant médical, personnel infirmier).
  • Les demandes de référence ne peuvent pas être soumises tant que les fournisseurs ne sont pas approuvés et ajoutés au site Epic Care Link.
• Choisissez un fournisseur à ajouter.
  • On peut choisir si le médecin a besoin d’un compte réel ou s’il doit simplement être associé à leur site.
  • Si le médecin a besoin d’un compte, il doit remplir toutes les informations requises et les soumettre.
• Les administrateurs de site recevront un courriel d’Epic Care Link pour les informer que les comptes ont été créés et qu’ils devront créer un mot de passe pour le compte du fournisseur.

Les fournisseurs peuvent soumettre des références directement dans Epic Care Link en suivant les étapes décrites ci-dessous :

• Commencez à passer des commandes dans EpicCare Link depuis l’écran d’accueil. Au milieu de l’écran, cliquez sur l’onglet Place Order (Passer une commande).
• Les patients qui ont déjà été vus par les Hôpitaux Shriners pour enfants seront déjà dans le portail. Les fournisseurs peuvent les chercher dans l’onglet Search My Patients (Rechercher mes patients) ou l’onglet Search All Patients (Rechercher tous les patients) à l’aide du nom du patient.
  • Si un patient n’a jamais été vu par nous, le fournisseur devra créer un nouveau dossier en cliquant sur l’onglet Create a New Chart (Créer un nouveau dossier).
  • Une fois l’étape ci-dessus terminée, le fournisseur pourra désormais soumettre une référence à partir du dossier du patient.
• Ensuite, pour choisir le type de procédure, le fournisseur peut cliquer sur Prefenrece List (Liste de préférences) pour afficher une liste de procédures.
• Une fois la procédure souhaitée trouvée, il doit la sélectionner, puis cliquer sur le bouton Accept (Accepter) en bas à droite de l’écran.
• Sur l’écran suivant, le fournisseur devra saisir les informations suivantes :
  • Spécifications du département destinataire (champ rempli automatiquement)
  • Département destinataire (à quel hôpital envoie-t-il la référence?)
  • Spécifications du fournisseur (champ rempli automatiquement)
  • Fournisseur destinataire (si le fournisseur spécifique n’est pas connu, il faut laisser ce champ vide)
  • Fournisseur de la référence (fournisseur référent)
  • Priorité (Routine, Urgent, Électif)
  • Questions (toute question que le fournisseur référent peut avoir)
  • Commentaires (tout ce qu’il est nécessaire d’ajouter à propos de la référence)
  • Association du diagnostic (inscrire le diagnostic)
  • Joindre des fichiers (joindre des fichiers, des documents ou des images relatifs à la référence)
• Après avoir rempli les informations ci-dessus, le fournisseur peut cliquer sur le bouton Accept (Accepter) pour soumettre la référence ou sur Cancel (Annuler).
• Une fois que le fournisseur a cliqué sur le bouton Accept (Accepter), la dernière étape consiste à signer la référence.
  • Il doit mettre en évidence la référence pour laquelle il souhaite signer la demande et cliquer sur Sign Orders (Signer les demandes) pour terminer l’envoi de la référence.

Les fournisseurs de soins ont également la possibilité de téléverser des documents dans les dossiers de leurs patients via Epic Care Link en suivant ces étapes :

• Lorsqu’il se trouve dans le dossier d’un patient dans Epic Care Link, le fournisseur doit cliquer sur le bouton Upload Document (Téléverser un document), en bas à gauche de l’écran.
• Après avoir cliqué sur Upload Document (Téléverser un document), il verra une fenêtre contextuelle avec le nom du patient et un bouton Add Files (Ajouter des fichiers).
  • En cliquant sur le bouton Add Files (Ajouter des fichiers), une fenêtre apparaîtra, permettant au fournisseur de choisir le(s) fichier(s) qu’il souhaite téléverser au dossier du patient.
  • Le fournisseur devra ajouter une description au document qu’il téléverse.
  • Une fois toutes les informations requises ajoutées, il pourra cliquer sur le bouton Attach to Patient's Chart (Joindre au dossier du patient) en bas de l’écran. Les informations téléversées seront disponibles immédiatement dans l’onglet Media (Médias) dans le dossier du patient.