Aviso de Prácticas de Privacidad de la HIPAA

Este aviso describe cómo puede ser utilizada y divulgada su información de salud y cómo puede acceder a esta información.

Los Hospitales Shriners para Niños (SHC) prepararon este folleto para explicarle información muy importante sobre la información de salud protegida (PHI) de nuestros pacientes y lo que hacemos con esa información.

Estamos obligados por ley a lo siguiente:

• Mantener la privacidad de su información de salud.
• Proporcionarle este aviso detallado de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información de salud. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos usar y divulgar su información de salud. También describe sus derechos con respecto al uso y divulgación de su información de salud.
• Cumplir con los términos del aviso que está actualmente vigente.

Importante

En el resto de este folleto, utilizaremos formas abreviadas de algunas palabras. Esas palabras son:

"Usted" significa el paciente. Si usted es el padre o guardián de un paciente, recuerde que estamos hablando de la información de salud de su hijo.

“SHC” o "nosotros" significa Hospitales Shriners para Niños. Se refiere no solo al hospital en el que se encuentra, sino a todos los hospitales que operamos.

"PHI" significa Información de Salud Protegida. Información de Salud Protegida significa información sobre la salud de una persona que puede estar relacionada con esa persona y está relacionada con:

• La salud o situación física o mental pasada, presente o futura de la persona.
• La provisión de atención médica a la persona, o,
• El pago pasado, presente o futuro por la provisión de atención médica a la persona.

Los identificadores comunes de la información de salud de la persona incluyen nombres, números de seguro social, direcciones y fechas de nacimiento.

Por ejemplo, “Conozco a un niño con una pierna rota”, no es PHI porque la persona con la que está hablando no puede reconocer a una persona en particular. Por otro lado, "Sue Smith visitará al Dr. Jones por su pierna rota" es PHI.

Comprender su historial médico

Cada vez que visita SHC, se crea un registro de su visita. SHC conservará estos registros durante no menos de 20 años después de su alta o después de su último tratamiento, o según lo exija la ley estatal. Después de este período de tiempo, cualquier historia clínica o información de salud personal que ya no se conserve será destruida de conformidad con las políticas de SHC y las Regulaciones del Hospital.

Este registro puede contener sus síntomas, resultados de exámenes y pruebas, diagnóstico, tratamiento y un plan para atención o tratamiento futuros. Esta información, a la que llamamos su historial médico o historia clínica, sirve como:

• Una base para planificar su atención y tratamiento.
• Una forma en que los muchos profesionales de la salud que lo atienden puedan compartir información sobre lo que cada uno hace.
• Una forma en que usted o un tercero puedan asegurarse de que los servicios fueron proporcionados realmente.
• Una herramienta para enseñar a los profesionales de la salud.
• Un documento legal que describa la atención que recibió.
• Una fuente de datos para la investigación médica.
• Una fuente de información para los trabajadores de la salud pública que intentan mejorar la salud de la nación.
• Una herramienta que podemos utilizar para mejorar la atención que proporcionamos y los resultados que conseguimos.

Comprender qué hay en su historia clínica y cómo se usa su información de salud lo ayuda a:

• Asegurarse de que sea correcta.
• Comprender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otros pueden ver su información de salud.
• Tomar mejores decisiones acerca de permitir que otros vean su historial médico.

Sus derechos sobre la PHI

Su PHI se conserva en su historial médico (a veces llamado su historia clínica). Incluye información sobre su situación, qué tratamientos ha recibido y cómo está reaccionando a esos tratamientos. Este registro se conserva parte en papel y parte en computadoras. Tiene estos derechos con respecto a la PHI en su historial médico:

• Puede solicitarnos que restrinjamos cómo se usa la PHI y cuándo se divulga. Eso significa que puede pedirnos que no la enviemos a ciertas personas o que no enviemos ciertas partes de la información. Debemos decirle si estamos de acuerdo o en desacuerdo con su solicitud. Por lo general, no estamos obligados a aceptar la restricción solicitada. Debemos aceptar su solicitud de restringir la divulgación de la PHI a un plan de salud si la divulgación tiene el propósito de realizar operaciones de pago o atención médica y la PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el cual usted o alguien en su nombre nos pagó de su bolsillo en su totalidad.
• Puede revisar su historial médico y solicitar una copia del mismo. Es posible que se nos permita cobrarle el costo de hacer la copia.
• Puede solicitar que se realicen correcciones en su historial médico si cree que está mal presentando una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad del Hospital que incluya el motivo de la corrección.
• Puede solicitar una lista a SHC de a quién le ha proporcionado información de salud SHC. Esta lista no incluirá a las personas que usted autorizó a recibir la información.
• Puede pedirnos que le enviemos su PHI a otro lugar o por otro medio.
• Si nos ha dado permiso para enviar su PHI a otra persona, puede retirar ese permiso. Sin embargo, no recuperaremos ninguna información que ya hayamos enviado.
• Si necesita ayuda para comprender cualquiera de estos derechos, puede solicitar hablar con el Oficial de Privacidad del Hospital. Si marca “0” en cualquier teléfono del hospital, el operador puede llamar al Oficial de Privacidad por usted o puede comunicarse con la sede central del Hospital al 813-281-0300 y pedir hablar con el Oficial de Cumplimiento.

Nuestras responsabilidades

SHC hará lo siguiente:

• Darle este Aviso de Prácticas de Privacidad.
• Mantener privada su información de salud.
• Notificarle si se ve afectado por una violación de la PHI no asegurada.
• Seguir las reglas que hemos establecido en este Aviso.
• Informarle si no estamos de acuerdo con algo que nos solicita que hagamos o no hagamos con su PHI.
• Enviar su PHI a otro lugar o por otro medio si es razonable que lo hagamos.

Podemos cambiar la forma en que manejamos la PHI. De ser así, es posible que apliquemos ese cambio a toda la PHI de SHC incluso si fue recibida antes de ese cambio. Si hacemos cambios, prepararemos un nuevo Aviso de Prácticas de Privacidad. El nuevo Aviso será publicado en el hospital y en nuestro sitio web. Además, si lo solicita, le daremos una copia del Aviso revisado.

Uso y divulgación de su PHI

Generalmente, no podemos compartir su PHI con otras personas a menos que nos autorice por escrito a hacerlo. Si desea que otra persona vea su PHI, debe completar un formulario de autorización antes de que divulguemos su PHI a esa persona. Su autorización se puede revocar en cualquier momento enviando a SHC una solicitud de revocación por escrito dirigida al Oficial de Privacidad del Hospital, excepto en situaciones limitadas para las siguientes divulgaciones:

1. Notas de psicoterapia: Se requiere una autorización firmada u orden judicial para cualquier uso o divulgación de notas de psicoterapia excepto para llevar a cabo cierto tratamiento, operaciones de pago o atención médica o para uso por parte de SHC para el tratamiento, para programas de capacitación o para defensa en una acción legal.
2. Marketing: Se requiere una autorización firmada para el uso o divulgación de su PHI con un objetivo que lo aliente a comprar o usar un producto o servicio, excepto para una comunicación cara a cara del SHC con usted o un obsequio promocional de valor nominal proporcionado por SHC. También podemos brindarle recordatorios de resurtido o comunicarnos con usted sobre un medicamento o producto biológico que tenga recetado actualmente, siempre que cualquier pago que recibamos por realizar la comunicación esté razonablemente relacionado con nuestro costo de realizar la comunicación. Si SHC alguna vez recibiera algún pago de un tercero por nuestra publicidad, debemos informarle cuando solicitemos su autorización.
3. Venta de PHI: SHC no puede vender ni divulgar su PHI a cambio de dinero sin su autorización firmada. Si SHC alguna vez recibiera dinero por la venta de su PHI, debemos informarle cuando solicitemos su autorización.
4. Publicidad: Es posible que le pidamos que nos permita usar su historia como paciente para contarles a otras personas acerca de los Hospitales Shriners para Niños. Si le pedimos que comparta su historia como paciente, le pediremos que firme una autorización por escrito.

Sin embargo, tenemos permitido usar su PHI y compartirla con otras personas sin su autorización por ciertas razones. Esas razones se explican a continuación. No se realizarán otros usos y divulgaciones no descritos en este folleto sin su autorización por escrito.

1. Tratamiento: Con el fin de brindarle la atención médica más adecuada, utilizaremos su PHI en SHC para tratarlo. Cada persona involucrada en su tratamiento, como médicos, enfermeros, fisioterapeutas y otros, escribirá en su historia clínica para explicar qué atención se está brindando. De esta manera, cada persona que lo atienda sabrá lo que los demás están haciendo durante el curso de su tratamiento. También podemos compartir su PHI con otros médicos o especialistas que lo atiendan fuera de SHC, para que se pueda brindar el tratamiento médico adecuado. Debe informarnos si desea que su PHI no sea divulgada a ningún profesional médico que lo atienda fuera de SHC.
2. Pagos: SHC factura a terceros externos, como seguros o Medicaid, por los servicios prestados en hospitales seleccionados. También podemos utilizar información sobre su atención para facturar a su seguro o a Medicare o a Medicaid, si está disponible, por su tratamiento en SHC. Además, los pacientes a veces necesitan servicios de otro hospital o centro externo. Si lo enviamos por esos servicios, podemos darle a ese otro centro información sobre su tratamiento en SHC y la información de su seguro para ayudarlos con su proceso de facturación.
3. Operaciones: Podemos usar su PHI para operaciones de atención médica. “Operaciones de atención médica” hace referencia a todo lo que hace el hospital para mejorar la calidad de la atención de todos los pacientes. Por ejemplo, alguien puede mirar los registros de todos los niños que se sometieron a la misma operación. Luego, podrían comparar la información para ver las similitudes y diferencias. Otra parte de las operaciones es asegurarse de que nuestros empleados hagan su trabajo correctamente. Es posible que los gerentes necesiten revisar la PHI para asegurarse de que su tratamiento fue brindado correctamente.
4. Socios comerciales: Los socios comerciales son personas o empresas que brindan algunos de los servicios necesarios para su atención. Por ejemplo, algunos hospitales contratan a un grupo de personas que ofrece servicios de transcripción para escribir las notas dictadas por los médicos. Cuando llevan a cabo los servicios que solicitamos, los socios comerciales necesitan ver parte de su PHI. Sin embargo, tanto la ley federal como SHC exigen que los socios comerciales protejan la privacidad de su PHI.
5. Directorio: A menos que nos indique lo contrario, utilizaremos su nombre, número de habitación y situación general en el directorio del hospital. Luego podemos dar esta información a las personas que preguntan por usted con su nombre. También podemos dar esta información, además de su religión, a ministros, sacerdotes y otros líderes religiosos.
6. Notificación: Podemos decirle a un miembro de su familia o guardián su ubicación y situación general.
7. Comunicación con la familia: Le daremos a sus padres o guardián la información que los ayudaría a participar en su atención. Si lo desea, también podemos compartir esta información con otros amigos o familiares.
8. Citación: Es posible que tengamos que compartir su PHI con un tribunal o un abogado si recibimos una citación u orden judicial. Intentaremos informarle a usted o a su abogado sobre la citación antes de enviar la información.
9. Investigación: Podemos compartir su PHI con investigadores cuando una Junta de Revisión Institucional (IRB) haya aprobado su proyecto de investigación y su afección o tratamiento sea uno que deseen estudiar. La IRB primero debe revisar los planes para el estudio de investigación y establecer pautas para asegurarse de que la PHI utilizada en el estudio permanezca privada. La IRB también decidirá si se necesita un formulario de consentimiento especial para el estudio. En el futuro, los investigadores también pueden revisar su historia clínica para ver si su afección o tratamiento es uno de los que planean estudiar. Si es así, pueden solicitar su permiso para incluir su información en su estudio.
10. Grupos de donación de órganos: A veces podemos compartir PHI con grupos de donación de órganos u otros grupos similares, como bancos de piel.
11. Capacitación: Muchas universidades y otras facultades envían a los estudiantes a los hospitales SHC como parte de su capacitación. Estos estudiantes y sus maestros pueden ver su PHI mientras aprenden a cuidar a los pacientes.
12. Atención médica: Podemos usar parte de su PHI, incluido su nombre y dirección, para recordarle sus citas.
13. Alternativas de tratamiento: Es posible que le enviemos información sobre otros tratamientos y servicios que podrían ayudarlo. Sin embargo, si queremos enviarle información sobre otros tratamientos y servicios de un tercero y SHC recibirá dinero por compartir esta información con usted, le solicitaremos su autorización.
14. Actividades de recaudación de fondos: Podemos usar o divulgar una cantidad limitada de información demográfica al personal de SHC para comunicarnos con usted acerca de nuestros esfuerzos de recaudación de fondos. También podemos divulgar esta información a ciertos socios comerciales, quienes, a pedido nuestro, lo invitarán a participar en la recaudación de fondos para SHC. Todas las donaciones se utilizarán para ampliar, mejorar y apoyar los servicios de atención médica, las operaciones, los programas educativos y las actividades de investigación de SHC. Tiene derecho a optar por no recibir estas comunicaciones. Se proporcionará información sobre cómo optar por no recibir materiales o solicitudes de recaudación de fondos en todas las comunicaciones enviadas por SHC o nuestros socios comerciales.
15. Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA): La FDA es una agencia del gobierno que realiza un seguimiento de los medicamentos y dispositivos médicos. Si algo sale mal con un medicamento o dispositivo médico que usamos para su atención, debemos enviar un aviso a la FDA y al fabricante del medicamento o dispositivo. También enviaremos las tarjetas de garantía que vienen con los dispositivos. Usaremos solo la menor información necesaria para completar estos formularios.
16. Leyes de Trabajo y Seguridad: Es posible que debamos proporcionar PHI a las agencias estatales y federales de salud y seguridad, como las comisiones de compensación laboral.
17. Salud pública: Es posible que tengamos que compartir PHI con agencias públicas que trabajan para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Por ejemplo: Si un niño desarrolla sarampión o paperas mientras está bajo nuestro cuidado, es posible que debamos notificar esa información al departamento de salud estatal o local.
18. Agencias de mantenimiento de registros: Enviamos información sobre las lesiones y el tratamiento de los pacientes a agencias públicas o privadas que realizan un seguimiento de las estadísticas. Por ejemplo, enviamos información sobre casos de quemaduras al Registro Nacional de Quemaduras e información sobre lesiones de la médula espinal al Registro Nacional de Trauma. También es posible que tengamos que compartir información con agencias que otorgan licencias a hospitales o proveedores.
19. Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar información de salud para fines del cumplimiento de la ley según lo exija la ley o en respuesta a una citación válida. También es posible que la ley nos exija poner la PHI a disposición de oficinas que:
    1. Investigan abuso o negligencia o
    2. Implican amenazas para la salud o la seguridad
20. Denunciantes: Si una persona que trabaja para nosotros cree que estamos infringiendo las leyes de privacidad, puede comunicarle su inquietud a un abogado o a una agencia gubernamental. Tendríamos que cooperar en cualquier investigación posterior, que puede requerir la divulgación de PHI.

Para obtener más información o para reportar un problema

Si tiene preguntas o desea obtener más información sobre estas reglas, solicite hablar con el Oficial de Privacidad del Hospital. Si cree que violamos sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Oficial de Privacidad del Hospital o el Administrador del Hospital. También puede llamar al 813-281-0300 y preguntar por el Oficial de Cumplimiento. También puede visitar el sitio web de Cumplimiento Corporativo de SHC o llamar a la línea directa al 866-290-7637. SHC toma estos asuntos muy en serio e investigará los problemas identificados en la queja. Nadie se molestará con usted ni lo tratará de manera diferente si presenta una queja.

Para presentar una queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos, envíe su queja a:

OCR
200 Independence Ave. SW
Humphrey Building, Mail Stop Room 506F
Washington, DC 20201

Su atención médica en SHC no se verá afectada si presenta una queja.

Cambios a este Aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer que el aviso revisado o modificado tenga vigencia sobre la información de salud que ya tenemos sobre usted, así como sobre la información que recibamos en el futuro. Publicaremos un resumen del aviso actual en el hospital. El aviso contendrá la fecha de vigencia en la esquina superior derecha de la primera página. Además, cada vez que se registre o sea admitido en el hospital para recibir tratamiento o servicios de atención médica, como paciente hospitalizado o ambulatorio, le ofreceremos una copia del aviso vigente.