Fournisseurs et gestion de la chaîne d’approvisionnement

Les activités d’approvisionnement des Hôpitaux Shriners pour enfants se font par le biais d’un système d’achat centralisé. Votre principal point de contact lorsque vous travaillez dans nos installations sera le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.

Le département de gestion de la chaîne d’approvisionnement est situé au siège de Shiners International, 2900 Rocky Point Drive, Tampa, FL 33607. Le service des achats est ouvert de 7 h à 18 h, du lundi au vendredi.

La politique des Hôpitaux Shriners pour enfants est de s’assurer que tous les fournisseurs et représentants commerciaux avec lesquels nous faisons affaire sont inscrits au programme de certification des fournisseurs. Les Hôpitaux Shriners pour enfants utilisent Vendormate, Inc. comme fournisseur de services d’accréditation.

L’inscription sera examinée et approuvée avant l’émission des bons de commande et le paiement des factures. Tous les fournisseurs font l’objet d’une vérification dans les bases de données d’exclusion de l’OIG et du GAS, ainsi que d’autres vérifications en fonction du type de produit ou de service fourni et de l’emplacement de l’établissement des Hôpitaux Shriners pour enfants.

Au cours du processus de certification, vous recevrez une copie de la politique du programme de gestion des fournisseurs établie par Hôpitaux Shriners pour enfants et de notre code de déontologie à suivre lors de la conduite des affaires avec les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Les Hôpitaux Shriners pour enfants exigent une inscription auprès de Vendormate, Inc. avant que les représentants ne soient autorisés à venir sur place pour mener des activités.

Les décisions relatives aux produits et aux équipements sont évaluées par le comité EVAC et comprennent une analyse financière et les résultats des essais réels des produits.

Les représentants des fournisseurs sont tenus de prendre des rendez-vous, y compris des visites chez les médecins. Les « appels à froid » ne sont pas autorisés. Tous les fournisseurs doivent s’enregistrer aux kiosques des fournisseurs et recevoir un badge avec photo, qu’ils doivent porter en permanence pendant leur visite de nos installations.

La politique des Hôpitaux Shriners pour enfants est de fournir un environnement sûr à tous les patients, visiteurs et employés en surveillant l’accès à l’hôpital et les activités de vente associées à la vente de biens, de services ou d’équipements. Veuillez noter que pour soutenir la santé de nos patients et les directives de santé publique, les Hôpitaux Shriners pour enfants recommandent à tous les fournisseurs et vendeurs cliniques qui font ce qui suit : (1) effectuer des services ou visiter régulièrement un établissement appartenant ou étant exploité par les Hôpitaux Shriners pour enfants et (2) entrer en contact avec des employés, des patients ou des visiteurs des Hôpitaux Shriners pour enfants, d’être vaccinés contre les virus respiratoires. Les établissements des Hôpitaux Shriners pour enfants peuvent exiger une preuve de vaccination contre la grippe ou un refus de ce vaccin.

Les fournisseurs et vendeurs cliniques sont responsables de documenter et de vérifier que leurs représentants fournisseurs (y compris, mais sans s’y limiter, les employés et les sous-traitants) fournissent une preuve de vaccination. S’il existe des circonstances particulières et uniques dans lesquelles un membre de l’équipe essentiel au succès ou à l’achèvement d’un projet sur place aux Hôpitaux Shriners pour enfants n’est pas vacciné contre la grippe pendant la « saison de la grippe », le membre de l’équipe portera un masque chirurgical à tout moment dans les zones de soins aux patients de l’établissement. Le non-respect de cette exigence pourrait entraîner la résiliation de la relation du vendeur ou du fournisseur avec les Hôpitaux Shriners pour enfants et d’autres recours appropriés. L’objectif des Hôpitaux Shriners pour enfants n’est pas seulement de protéger nos patients vulnérables, mais également notre main-d’œuvre limitée.

Les Hôpitaux Shriners pour enfants définissent les fournisseurs en deux catégories :

1. Clinique – Comprend tout fournisseur qui fournit régulièrement des services ou des visites à moins de 3 pieds des zones de soins aux patients. Les exemples de domaines cliniques comprennent, sans toutefois s’y limiter : les zones d’intervention (salle d’opération, radiologie, etc.), les unités de soins infirmiers ou d’autres domaines cliniques.
2. Non clinique – Fournisseurs qui ont une activité minimale ou limitée dans le temps dans les zones de soins aux patients ou dans les bureaux administratifs. Les exemples de fournisseurs non cliniques incluent, sans s’y limiter : le personnel de réparation/d’entretien des systèmes de CVC ou des alarmes incendie, fournisseurs de photocopieurs ou de livraison d’eau en bouteille.

La protection des informations confidentielles de nos patients est de la plus haute importance pour les Hôpitaux Shriners pour enfants. L’accès aux zones où sont dispensés les soins aux patients est restreint.

Un bon de commande approuvé doit être obtenu avant de fournir des produits pharmaceutiques, des équipements, des fournitures et/ou des services, y compris des réparations. Vous ne devez pas accepter une commande sans un numéro de commande fourni par le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Cette exigence inclut les échantillons et les produits d’évaluation.

Tous les équipements et produits à évaluer et à prêter aux Hôpitaux Shriners pour enfants doivent faire l’objet d’un bon de commande attribué par le service de gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Les Hôpitaux Shriners pour enfants ne seront pas responsables de tout équipement ou produit apporté dans l’établissement sans l’autorisation appropriée et le numéro de bon de commande.

Afin de garantir un contrôle, une qualité, un entreposage et des dossiers de distribution appropriés, tous les médicaments de l’établissement sont sous le contrôle du département de pharmacie. Les échantillons de médicaments au sein de l’établissement ne sont pas exemptés de cette exigence. Tous les échantillons de médicaments distribués aux patients pour une utilisation à domicile seront étiquetés conformément aux lois étatiques et fédérales en vigueur. Les échantillons de substances contrôlées sont interdits par la loi.

Aucun affichage ou étalage ne sera autorisé dans les Hôpitaux Shriners pour enfants.

Il peut être demandé aux fournisseurs de participer à des présentations éducatives de produits approuvées par le comité EVAC et avec l’approbation écrite préalable du département de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise ou de conformité de l’entreprise.

Tous les programmes doivent être coordonnés avec le département des ressources humaines et avec le département de la pharmacie, si des informations sur les médicaments sont incluses. Les séminaires et la formation continue comprennent les programmes destinés au personnel médical et organisés par celui-ci.

Tous les équipements et produits doivent être livrés au service de réception situé à l’adresse d’expédition figurant sur le bon de commande, à moins que le bon de commande ne précise d’autres modalités d’expédition.

Un bordereau d’expédition doit accompagner les envois et doit mentionner le numéro du bon de commande pour garantir l’acceptation. Les livraisons qui nécessitent une manutention spéciale sont effectuées sur rendez-vous uniquement. Toutes les livraisons doivent être expédiées à destination franco bord (FAB), sauf négociation contraire.

L’ingénierie biomédicale sera chargée d’inspecter tous les articles électriques et tous les équipements médicaux pour vérifier leur conformité aux réglementations en vigueur et pour s’assurer de leur utilisation en toute sécurité avant de les transmettre au service demandeur.

Les factures qui ne reflètent pas ou ne font pas référence à un numéro de commande approuvé ne seront pas honorées et seront retournées au fournisseur. Les conditions de paiement standard des Hôpitaux Shriners pour enfants sont net 30, sauf négociation contraire. Il est de notre habitude de remettre les factures rapidement afin de bénéficier d’éventuels rabais

Tous les appels d’offres et les devis sont lancés par le service de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Le processus de demande de proposition comprendra des conditions générales appropriées pour le produit. Toute question concernant une offre ou un devis doit être adressée au représentant de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise dont le nom figure sur la demande. Un contact direct avec le département à l’origine de la demande peut être un motif de disqualification. Toutes les soumissions d’offres et de devis resteront confidentielles.

Tous les contrats de fournitures, de services et d’équipements seront examinés par le département de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Tous les contrats doivent être signés par le vice-président exécutif ou par les personnes autorisées. Les Hôpitaux Shriners pour enfants ne reconnaîtront aucune responsabilité pour le paiement de tout accord contractuel sans l’autorisation appropriée.

Les Hôpitaux Shriners pour enfants s’engagent à respecter le code d’éthique et les politiques publiés. La violation du code d’éthique ou des politiques établies pour les fournisseurs ou leurs représentants pourrait entraîner l’interdiction du personnel ou des produits dans les installations des Hôpitaux Shriners pour enfants et l’annulation des accords existants.

Consultez le site Web Vendormate Credentialing pour obtenir des informations supplémentaires concernant notre programme d’enregistrement et/ou recevoir une assistance technique. Vous pouvez également contacter leur équipe d’assistance à la clientèle au 404 949-1300.

Êtes-vous prêt à commencer le processus d’inscription ou êtes-vous déjà inscrit? Consultez le portail d’inscription Vendormate.

Avant de se rendre dans un Hôpital Shriners pour enfants à des fins commerciales, les représentants des fournisseurs s’inscriront sur Vendormate et s’assureront que tous les enregistrements, formations et documents sont à jour. Suivez ces instructions pour demander un rendez-vous par le biais du Vendormate Credential Manager.